5 tips para elegir el mejor FSM
Un Field Service Manager (FSM) es una gran inversión no solo para las grandes empresas, sino que también es una solución real para las pequeñas y medianas empresas.
Para una organización que se dedica a los servicios de campo, la elección e implantación de un FSM se convierte en un objetivo estratégico, siendo una necesidad importante para la óptima gestión de la empresa.
Por este motivo, queremos facilitarte cinco consejos para tener en cuenta en la elección del mejor software de gestión de operaciones.
5 consejos para elegir el mejor FSM
Para las empresas de Servicio técnico es imprescindible la gestión mediante este tipo de software. La versatilidad de estas plataformas permite la optimización de los recursos y aumenta la satisfacción de los clientes.
#1 Satisfacer las necesidades específicas de tu empresa
Debemos tener presente que cada empresa es una realidad y desarrollar un software que se adapte a cada negocio es casi imposible.
Teniendo esto presente, tenemos que identificar las necesidades y clasificarlas en tres. Necesidades operativas (las propias del funcionamiento de la empresa), necesidades estratégicas (toda empresa necesita una visión a futuro y un plan de crecimiento dónde la tecnología se adapte a este crecimiento). Finalmente, las necesidades de valor añadido (que son aquellas que necesita la empresa para aportar valor al servicio y diferenciarse de la competencia).
Una vez identificadas estas necesidades, los directivos deben valorar que software es el mejor.
#2 Proximidad con el proveedor
Cualquier software que utilice tu empresa debe contar con el apoyo de tu proveedor. La proximidad y la relación con él permitirá resolver cualquier incidencia de una forma más ágil y a tu medida.
La primera impresión es muy importante, puesto que otorgará un mayor grado de confianza si es buena.
El tiempo que le dedica a tu empresa, la proactividad y la disposición de desarrollar el software a tu medida es uno de los factores que determinarán la satisfacción con tu proveedor. No dudes en solicitar una demo del software personalizada para tu empresa. Con esto podrás comprender que es capaz de hacer para tu negocio.
#3 Estructura de equipo
Debemos conocer la estructura de equipo de nuestra empresa, conociendo las posibilidades de nuestro equipo humano, la dimensión de la empresa, nuestros clientes. Aunque, la zona geográfica de actuación y la cantidad de servicios de cada técnico sean los factores más importantes.
Se dice que una persona puede supervisar hasta ocho personas sin ningún tipo de tecnología. Además, un técnico de campo puede hacer frente a seis actuaciones diarias de forma eficiente.
Conociendo estos números, sabrás la situación que se encuentra tu equipo y si necesita contar con un software Field Service Manager para optimizar los recursos, técnicos y aumentar la calidad de tus servicios.
#4 Integración con otras tecnologías
La digitalización de las empresas está presente en nuestros días y cada vez irá a más. Uno de los mayores retos de las empresas es la eliminación del papel, permitiendo trabajar con todos los documentos en un solo clic mediante el almacenaje Cloud.
Ciertamente, antes de implementar un software de gestión de campo (FSM) muchas empresas ya poseen un mínimo de digitalización. Por este motivo, conviene que el FSM sea compatible con dicha tecnología.
Almacenamiento Cloud, Microsoft Dynamics, ERP propios o plataformas de contabilidad son algunas de las herramientas que suelen tener las empresas antes de implementar el FSM. Por esto, es muy importante preguntar si es compatible o no antes de empezar a trabajar con la incorporación.
#5 Sentido común
Por último, y lo más importante, debes tener sentido común.
Analizar objetivamente todas las funcionalidades de la plataforma FSM, las necesidades de tu empresa y el volumen de operaciones en relación con el equipo humano son los principales factores para analizar.
Algunas veces las empresas quieren digitalizarse sin tener en cuenta las ventajas o desventajas de incorporar dicha tecnología.
El sentido común es el principal aspecto a tener en cuenta y muchas veces no se utiliza de forma eficaz.
Som Operations ofrece un desarrollo personalizado para cada una de las empresas según las necesidades específicas.
El equipo multidisciplinar de SOM Operations ofrece la personalización de la plataforma y desarrollo en función de las necesidades y evolución de las empresas.
FSM vs. ERP: diferencias entre uno y otro
Cada vez más las empresas están convirtiendo la gestión manual a gestión digital con programas informáticos que permiten facilitar las tareas a los trabajadores. Estas herramientas tecnológicas permiten un ahorro de costes importante a las compañías y mejor trazabilidad de toda la documentación y gestión operativa. No obstante, diferenciar entre un FSM y un ERP a veces puede resultar complicado.
Es más, hablamos de soluciones digitales, debemos saber que hay infinitas y no todas sirven para lo mismo. Seguramente, lo más difícil para los directivos es encontrar el mejor software para la empresa. Diferenciar entre un FSM y un ERP a veces puede resultar complicado.
¿Qué es el software FSM?
El software Field Service Management es una solución informática de gestión de servicios de campo. Pensada para actividades de campo como la gestión de órdenes de trabajo a los técnicos, el seguimiento de las tareas, el control de activos y las operaciones de campo.
Esta herramienta es ideal para las empresas que realizan servicios de instalación, mantenimiento y servicio técnico, mensajería, transporte, servicios logísticos o seguimiento comercial.
El software de gestión de campo ofrece un ahorro significativo del tiempo de actuación, trazabilidad de la documentación, simplificar la planificación de tareas, seguimiento de la actividad. Aunque lo más importante sea la ágil comunicación entre la central y los técnicos de campo.
¿Qué es el software ERP?
ERP proviene de las siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” Este otro software funciona para simplificar las tareas de administración y la planificación de recursos empresariales como la automatización de sistemas contables, gestión de inventarios, recursos humanos, compras y atención al cliente.
Facilita la labor de los departamentos de administración y recursos humanos en la gestión interna de la empresa y la toma de decisiones de forma más rápida.
¿Cuál es la diferencia entre el software FSM y ERP?
Muchas veces estos tipos de soluciones se confunden y se meten todas en un mismo saco, pero existen muchas diferencias entre ellos que pueden llevar al desastre de tu empresa.
El software FSM es característico para la gestión de los técnicos que actúan fuera de las instalaciones de la empresa y el programa informático sirve para conectar estos técnicos de campo con la empresa. Es decir, optimiza la parte operativa y gestión de procesos que incluyan técnicos de campo.
A diferencia el FSM, el software ERP se enfoca en el lado administrativo de las cosas. Sirve más para la operativa interna de la empresa y la gestión administrativa y contable.
¿Son compatibles los dos softwares en la misma empresa?
La respuesta es ¡Sí! Los dos son compatibles y muy recomendables para la gestión óptima de tu empresa. Con la integración conseguirás digitalizar tus servicios y mejorar la experiencia del cliente.
La principal ventaja de integrar un FSM con un ERP es la digitalización completa del ciclo de trabajo de una empresa con técnicos de campo. Permitiendo ahorrar cientos de horas al mes, eliminando tareas duplicadas y errores en información de datos.
Con la integración de los dos softwares se puede generar la orden de trabajo en el ERP y enviarla de forma automática al FSM para planificarla y asignarla tus técnicos de campo.
También a la inversa, los técnicos pueden cerrar las órdenes de trabajo y adjuntar documentación que se envía automáticamente al software ERP para su posterior contabilización.
Conclusión: La digitalización integral de la empresa es posible con los softwares FSM y ERP
Seguramente tu empresa trabaja con un ERP o un FSM, pero quizás no estén integrados los dos. Abre tu camino a la digitalización completa de tu empresa y amplíe los horizontes de tu negocio.
El software Field Service Management de SOM Operations perímete la integración fácil y rápida con Microsoft Dynamics 365 y con cualquier ERP del mercado.
Puedes contactar con nuestros expertos y descubrir cómo la digitalización puede multiplicar la rentabilidad de tu negocio.
La importancia de un software Field Service Management para tu empresa
Debido al alto grado de competitividad de las empresas y la saturación del mercado, cada vez es más frecuente la digitalización en las empresas, puesto que permite mejorar la competitividad, optimizar los recursos y fidelizar los clientes.
Empiecen por eliminar toda documentación a papel y procesos manuales que se puedan simplificar y digitalizar.
Creednos si os decimos que la eliminación del papel en todos estos procesos puede suponer un ahorro en costes de más del 25% del total.
¿Qué es un software Field Service Management?
Son procesadores de información empresarial y datos de tu negocio para facilitar la toma de decisiones, el control de los operarios y la gestión de los activos. Muchos de ellos tienen capacidad de trabajar en la nube y facilitar la gestión del negocio desde cualquier sitio y cualquier dispositivo.
El programa informático suele enlazar todos los departamentos de la organización para que estén conectados y tengan toda la información necesaria en unos pocos clics.
Existen modelos de software inteligentes estándares para todo tipo de información. No obstante, recomendamos una aplicación personalizada en función de las dimensiones de tu empresa. No es el mismo gestionar a 10 trabajadores o a 100, una empresa de servicios que una empresa dedicada a la construcción o una Pyme o una multinacional.
Como bien saben, cada empresa es un mundo y los software se tienen que adaptar a las necesidades personalizadas de estas.
Añade valor al producto o servicio
Con la implantación del software Field Service Management añades valor a las operaciones al mismo tiempo que facilitas las labores de los operarios, un Win-Win en toda regla.
Monitorizar todos los servicios de campo, conocer el estado de todas las órdenes de trabajo y geolocalización de los técnicos de campo permite a las empresas a mejorar sus servicios y cómo consecuencia, mejoras la experiencia del cliente.
¡ACLARACIÓN! Con el programa informático no sustituyes las personas por máquinas, sino que facilitas las tareas de control y toma de decisiones, reduciendo los tiempos de actuación y permitiendo centrar la atención en las tareas más valiosas para la empresa.
¿Conoces ya los beneficios del Field Service Management?
Optimiza el control y la trazabilidad
Implantar el software significa el registro de toda actividad, por lo cual, puedes revisar todas las órdenes de trabajo programadas y conocer el avance de cada una de las tareas.
Automatiza tareas
Puedes recurrir a planificar automáticamente tareas recurrentes y gestionar órdenes de trabajo sin ningún tipo de supervisión ni nadie que las asigne.
Adaptación a los tiempos y necesidades
Se pueden fijar unos objetivos y KPIs que son fácilmente adaptables a la situación de la empresa. Permite rapidez delante de un imprevisto y facilita la toma de decisión gracias al análisis de los datos en tiempo real.
Optimiza la gestión de los procesos
La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.
Reduce los tiempos de actuación
Teniendo la empresa conectada a la nube permite revisar la documentación, los flujos de trabajo o la carga de trabajo de los operarios en tiempo real, sin tener que preguntar los superiores, clientes o proveedores. Esto permite una reducción del tiempo enorme y ayuda a la anticipación.
Control total de los trabajadores
La plataforma permite el registro de la jornada laboral, obligatorio en España por el Real Decreto 8/2019, que obliga a TODAS las empresas a registrar la jornada de trabajo de manera individual. Aparte, facilita la observación de la carga de trabajo, la imputación de costes o la gestión de vacaciones y ausencias.En definitiva, puede llegar a ser incluso un canal de comunicación entre los trabajadores.
Escalabilidad
Permite a la empresa crecer en operaciones y facturación de forma fácil y sostenible. Un buen software inteligente debe cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
La dirección en el bolsillo
Con la plataforma multidispositivo puedes llevar la empresa a cualquier parte del mundo. Viaja y visita a los clientes sin preocuparte de la dirección de la empresa. Con un simple clic podrás analizar la información y tomar decisiones, sea donde sea.
SOM, el software Field Service Management personalizado
La plataforma SOM es un software inteligente imprescindible para las empresas de instalación, reparación y mantenimiento de equipos que necesiten optimizar recursos, minimizar los costes y tener un control total de la gestión de la organización.
Las empresas se están digitalizando y nosotros queremos ayudarte en el proceso de cambio hacia una Industria 4.0.
Disponemos con un equipo multidisciplinar trabajando para desarrollar softwares a medida según la dimensión de tu empresa. Fácil y útil de utilizar e implementar. SOM se puede integrar con Microsoft Dynamics 365 y cualquier ERP.
Te facilitamos algunas ayudas de la administración para que las aproveches y des el cambio.
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